Důvodová zpráva
Přínosy pro investora, případně pro již identifikované cílové skupiny projektu. Rizika, která hrozí, pokud se projekt nebude realizovat. Finanční přínos projektu – např. základní filosofie návratnosti vložených financí atp.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora
Projektový záměr
Komplexní a ucelené informace potřebné pro realizaci projektu. Zejména se jedná o tyto oblasti: cíle projektu a na jaké cílové skupiny budou výstupy projektu působit, omezující podmínky řešení projektu, hlavní stavební kameny řešení, procesy a postupy k dosažení cílů, plánování, zdroje, podpůrný IS, technický návrh řešení, finanční řízení, porady a jejich řízení, harmonogram, návrh dalšího postupu atd.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora
Studie proveditelnosti
Studie proveditelnosti posuzuje uskutečnitelnost navrženého postupu v Projektovém záměru, hledá jeho slabá místa (vyhledává rizika a potřebné zdroje) a posuzuje jejich možný vliv na proveditelnost. Obsahuje podklady pro výslednou multikriteriální analýzu, která v závěru studie přinese výpočet bezrozměrného ukazatele proveditelnosti v oblastech věcné (kvalita a kvantita), časové a finanční. Studie proveditelnosti může být součástí Projektového záměru. U větších projektů je vhodné, aby existovala jako zvláštní dokument.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora
Riziková analýza
Hlavním úkolem rizikové analýzy je identifikovat veškeré nežádoucí stavy, do kterých by se projekt mohl dostat (pro investora, resp. pro uživatele nebo jiné relevantní cílové skupiny, životní prostředí apod.). Každý nežádoucí stav může být způsoben uplatněním jednoho nebo více rizik, která přímo nebo nepřímo hrozí. Riziková analýza vytváří m.j. podklady pro následné krizové řízení. Riziková analýza v závěru přináší m.j. bezrozměrný integrovaný ukazatel – Rizikovost projektu. Riziková analýza může být součástí Projektového záměru nebo Studie proveditelnosti. U větších projektů je vhodné, aby existovala jako zvláštní dokument.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora
Ekonomická rozvaha(Business plán)
Analyzuje finanční náročnost všech fází projektu, shrnuje finanční přínosy projektu a vytváří také obraz o stavech cash flow projektu. Vyhotovení kvalitního business plánu celého projektu většinou podléhá vnitrofiremní metodice tvorby business plánů investora a je to nezbytně nutný podklad pro finální rozhodovací proces o vstupu do přípravné fáze. Jedním z výstupů Ekonomické rozvahy je i Studie návratnosti – ROI (Return of Investment).
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora
Logický rámec
Logický rámec formalizuje obecně požadovanou formou cíle, záměry a očekávání na různých úrovních investora / dodavatele a uvádí je do souladu s konkrétními výstupy a činnostmi při realizaci projektu. „Logický rámec“ je termín převzatý z metodiky tvorby projektů EU a tento dokument je základní součástí žádostí o financování projektů z evropských fondů. Obsah tohoto dokumentu částečně nahrazuje obsah výše uvedených dokumentů a jeho tvorba je vyžadována v rámci oficiálních procedur uznávaných mnoha autoritami veřejné správy ČR, resp. EU.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora
Uzavírací zpráva
Shrnutí průběhu ověřovací fáze projektu, zvýraznění kritických bodů a jejich řešení, doporučení pro další obdobné projekty, návrhy na řešení problémů a situací vzniklých v průběhu této fáze projektu. Rozhodnutí o postoupení do další fáze nebo o ukončení projektu v této fázi.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora a vedení Equica, a.s.
Kategorizované informace:
Průběžné informace relevantní k vnitřnímu i vnějšímu okolí projektu. Informace jsou nutné pro znalost stavu a tedy jsou to podklady pro rozhodování. Informace jsou určeny ke sdílení pro členy budoucího projektového týmu, investora, dodavatelů atd. Kategorizované informace se udržují prostřednictvím informačního systému ISK.
Obvyklý adresát: projektový tým, investor, dodavatel, všechny relevantní osoby