Popis projektu
Aktualizace Popisu projektu – veškeré nutné informace, zejména pak: cíle projektu, bezpečnostní zadání a ostatní omezení pro technickou projekci, řešení projektu, procesy a postupy k dosažení cílů, plánování, zdroje atd. V realizační fázi je absolutně nezbytné, aby popis projektu správně definoval vrcholové procesní schéma řešení projektu. V tomto schématu pak jsou tímto dokumentem definovány body, ve kterých je plánována a měřena skutečná rychlost realizace / implementace / rolloutu projektu. Tato část Popisu projektu je pro realizační fázi zcela klíčová.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, vedoucí projektu
Zadávací a Změnové listy
Každý projekt bývá v průběhu své realizace upřesňován. Toto upřesňování a změny zadání bývají formulovány na poradách mezi investorem a dodavatelem. Přesnou formu a způsob závazného sdělení požadavků na upřesnění či změnu definuje příslušná smlouva. Možnou formou tohoto sdělení jsou např. Zadávací a Změnové listy, Zápisy z porad atp.
Obvyklý adresát: investor, dodavatel, projektový tým
Bezpečnostní projekt
Dokument určuje způsob naplnění bezpečnostních omezení, požadavků a podmínek, které jsou uvedeny v bezpečnostní strategii organizace, resp. v kapitole „Bezpečnost“ v Popisu projektu. Bezpečnostní projekt řeší bezpečnostní problematiku ze 3 hlavních úhlů pohledu – dostupnost, nedotknutelnost a důvěryhodnost dat, resp. informací, které jsou v systémech uložené. Obvyklý adresát: investor, dodavatel, projektový tým Riziková analýza Aktualizace Rizikové analýzy zpracované v přípravné fázi projektu. Identifikace nežádoucích stavů a rizik, které mohou způsobit tyto stavy. Metodická a organizační podpora. Rizikovost je vhodné vyhodnocovat opakovaně, zejména pak míru ochoty a schopnosti uživatelů přijmout výsledky projektu tak, aby se dosáhlo požadovaného cílového stavu.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora
Rozpočet projektu
Aktualizace Rozpočtu projektu zpracovaného v přípravné fázi projektu. Plán nákladů na projekt ve schválené rozpočtové matrici. Čerpání nákladů. Stav cash-flow a průběžné naplňování filosofie a věcných ukazatelů Business plánu projektu. Je vhodné provádět zpřesnění rozpočtu 1x měsíčně s využitím procesního schéma celého projektu. Celková částka, která je na projekt určena (resp. částka, která ještě zbývá), se musí podělit mezi všechny procesy (soubory činností), které je třeba zajistit.
Obvyklý adresát: finanční ředitel investora projektu, vedoucí projektu, garant rozpočtu projektu
Metodika řízení projektu
Aktualizace Metodiky řízení projektu zpracované v přípravné fázi projektu. Metodika se aktualizuje v této fázi zejména proto, aby popis činností každé role v organizačním schéma byl v souladu s aktuálními potřebami projektu (každá role ví co, jak a kdy má dělat). Metodika řízení projektu jsou tedy pravidla a směrnice, formalizující vůli vedoucího projektu, resp. investora. Obsahuje tak rovněž veškeré templates (formuláře, vzory), pravidla řízení porad, nároky na back-office, organizačně-provozní podklady atp. Metodika navazuje na aktuální verzi Popisu projektu.
Obvyklý adresát: projektový tým
Metodika řízení kvality
Aktualizace Metodiky řízení kvality zpracované v přípravné fázi projektu. Podklady pro řízení kvality z hlediska věcného, metodického a smluvního.
Obvyklý adresát: projektový tým
Status report
Průběžný report, který shrnuje a jednotně zobrazuje hlavní projektové ukazatele, zejména pak z hlediska finančního, termínů, rozsahu a kvality. Forma status reportu – dynamicky dostupné informace prostřednictvím www, stejně tak konzistentní dokument.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora
Závěrečná zpráva o realizaci projektu Shrnutí průběhu realizace projektu, zvýraznění kritických bodů a jejich řešení, doporučení pro další obdobné projekty.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, projektový tým
Protokol o předání řízení projektu do provozu
Doklad, kterým se předává odpovědnost mezi vedoucím projektu v realizační fázi a vedoucím provozní fáze. Podpisem tohoto protokolu končí realizační fáze projektu. Obsah protokolu se liší podle typu projektu a jeho rozsahu.
Obvyklý adresát: vedoucí provozu a vrcholové vedení investora
Předávací protokol a akceptační protokol
Každé dílčí plnění, podle charakteru projektu buď technika, služba nebo jinak definovaný výstup, je vždy dokladováno příslušnou dokumentací. Podle typu tohoto výstupu je tato dokumentace strukturována.
Obvyklý adresát: finanční / fakturační a majetkové oddělení investora
Protokol o průběhu a výsledcích školení
Výčet provedených školení, seznam vyškolených uživatelů nebo obsluhy, výsledky těchto školení. Seznam udělených certifikátů / osvědčení. Vytipování nejlepších absolventů a návrhy na jejich profesní růst.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora
Zpráva o činnosti subdodavatelů
Praxe řízení rozsáhlejších projektů přináší potřebu trvale sledovat, vyhodnocovat a upřesňovat práci dodavatelů. Cílem této činnosti je optimálně využít nasmlouvaných zdrojů, resp. znalostí. Tato činnost bývá zpravidla doprovázena Zprávou o činnosti subdodavatelů.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora
Zápisy z porad vedení projektového týmu
Každá porada, která má závazný dopad na řízení projektu, je dokumentována zápisy ve 2 variantách: příprava na poradu a závazný Zápis z porady.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, projektový tým
Kategorizované informace
Průběžné informace relevantní k vnitřnímu i vnějšímu okolí projektu. Informace jsou nutné pro znalost stavu a tedy jsou to podklady pro rozhodování a průběžnou analýzu rizik. Informace jsou určeny ke sdílení pro členy projektového týmu, investora, dodavatelů atd. Informace jsou kategorizovány zejména podle procesů tak, jak jsou uvedeny ve vrcholovém procesním schéma v Popisu projektu. Kategorizované informace se udržují prostřednictvím informačního systému ISK.
Obvyklý adresát: projektový tým, investor, dodavatel, atd.